Software-Keylogger verfolgen einen weniger aufwändigen Ansatz. Es handelt sich um Software, die vom Systemadministrator installiert wird, um andere Nutzer des präparierten Systems überwachen zu können. Diese Software gräbt sich üblicherweise sehr tief im System ein, damit der überwachte Nutzer nicht erfährt, dass er unter Beobachtung steht. Wüsste er, dass sein Verhalten protokolliert wird, würde er kaum etwas Verbotenes unternehmen und die Protokollierung wäre sinnlos.
Software-Keylogger sind eng verwandt mit eindeutig illegalen Programmen: Trojanern und
Rootkits. Wie Trojaner spionieren sie den PC-User aus, ohne dass der etwas davon mitbekommt. Und wie Rootkits verstecken sie sich dazu tief im Betriebssystem. Wie dieses Versteckspiel genau funktioniert, ist ein Betriebsgeheimnis der jeweiligen Hersteller. Verraten wird meist nur, dass die Keylogger sich als modifizierter Treiber in das System einhängen.
Der Funktionsumfang der verschiedenen Überwachungstools ist unterschiedlich. Das Aufzeichnen der Tastaturanschläge beherrschen sie alle, das Versenden der angefertigten Log-Datei per E-Mail darf man ebenfalls erwarten. Mit diesen Funktionen kann beispielsweise die Freeware
Parents Friend aufwarten. Das regelmäßige Anfertigen von Screenshots beherrschen dagegen nur kommerzielle Produkte. Netzwerk-Funktionen, durch die mehrere PCs eines Intranets gleichzeitig überwacht werden können, bieten dann nur noch ausgereifte Überwachungstools wie
Orvell Monitoring.